VELİ VE ÖĞRENCİLER İÇİN
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE AYDINLATMA METNİ
Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic. A.Ş. (Saygın Okulları ) olarak kişisel verilerinizin işlenmesinde ve muhafaza edilmesinde 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranılmasına azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu nedenle ilgili kanunun10.maddesinin gereği olmak üzere kişisel verilerinizi aşağıdaaçıklandığı şekilde ve mevzuatın çizdiği sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
Bu metinle 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” madde 10’dan doğan sizleri kişisel verilerinizin işlenme amaçları, hukuku dayanakları ve haklarınız konusunda aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmeyi amaçlamaktayız.
Özel İzmir Matfen Eğitim HizmetleriTic. A.Ş.’ye iletmiş olduğunuz kişisel verilerinizin, kişisel veriyi edinme amaçları dışında kullanılmadığını, açık rızanız veya KVKK madde 5’te yer alan istisnai hallerden herhangi birinin varlığı söz konusu olmaksızın kişisel verilerinizin işlenmediğini ve üçüncü kişilerle paylaşılmadığını ve bu konuda uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbirlerin alındığını beyan ederiz.
Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Dayanağı:
Şirketimiz, veli ve öğrencilerin verilerini kanun gereğince aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla, tamamen veya kısmen otomatik ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve Kanunun 5’inci ve 6’ıncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde bu metnin c ve d bendinde belirtilen amaçlarla işleyebilmekte ve aktarabilmektedir.
Velinin ve öğrencinin kişisel verileri,
• Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formlarıile,
• Veli ve Öğrenci Kimlik Bilgileri: T.C. kimlik no, ad, soyad, takma isim, doğum yeri/tarihi, pasaport numarası, imza(varsa), medeni hal ile
• Özlük Bilgileri: Cinsiyet, velayet bilgisi, vatandaşlık bilgisi, öğrenim durumu, MEB (E Okul) Bilgileriile
• İletişim ve Adres Bilgisi: Telefon numaraları, E-posta adresleri, ulaşılabilecek 3. Kişilerin numaraları ile Adresler (Ev adresi, iş adresi)ile
• Mesleki Bilgiler: Unvan, deneyim, çalıştığı kurumile
• Finansal ve Mali Bilgiler: Maaş Bilgisi, Banka Hesap Bilgileri, Nafaka Bilgileri, Vergi Numarası, Öğrencinin geçmiş tarihlerde almış olduğu mali yardım bilgisi(varsa) evin tapu, kira bilgi ve belgeleri, kira rayiç bilgileri, araç ve gayrimenkul bilgileriniz, malvarlığınıza ilişkin diğer bilgileriniz ile
• Öğrencinin sınav puanları ve karne notları ile
• Veli toplantısı tutanaklarıile
• Rehber ve/veya Danışman Öğretmen ile yapılacak görüşmelerin tutanaklarıile
• Çeşitli sosyal medya kanalları üzerinden Şirketimiz adına işletilen hesaplar kanalıile
• Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multimedya mesajları, bilgi formları da dâhil ve sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığıile
• Referans kişiler aracılığıile
• Şirketimizin çalıştığı istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,
• Öğrenci ve Veli adayları tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Şirketimiz tarafından yapılan araştırmalarile
• Toplanmaktadır.
Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır.Bunedenle,belirli zaman aralıkları ile Veli ve öğrencilerimizden kişisel bilgilerini güncellenmesi talep edilebilir. Ayrıca öğrencilerin de, bilgilerinde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde söz konusu bilgileri Şirketimizeiletmeleri beklenmektedir. Şirketimiz, hiçbir koşulda veli ve öğrenciler tarafından sunulan hatalı bilgiden sorumlu tutulamaz.
Kişisel Verilerin İşleme Amacı:
Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda Kanuna uygun olarak işlenebilmektedir.
• Kimlik doğrulama ve kayıtoluşturulması.
• Kayıt süresince toplanması gereken belgelerin dosyalanması,düzenlenmesi
• Kayıt gereği yapılan sözleşmenin gereğinin yerinegetirilmesi,
• Öğrencinin kurum içi süreçleri adına gerekli bilgilerin kaydedilmesi, ihtiyaç duyulduğu hallerde, çeşitli eğitim- öğretim süreçlerinde kullanılması ve diğer ilgili taraflar ilepaylaşılması,
• Öğrencinin, kişisel, fiziksel, psikolojik ve akademik olarak gelişim sürecinin takip edilmesi, değerlendirilmesi, raporlanması,
• Öğrencilerin okula ve diğer birimlere uyum sürecinin izlenmesi, takipedilmesi,
• Öğrencinin kurum içerisindeki disiplin sürecine uyum sağlaması, sürecintakibi,
• Öğrenciler hakkında yapılan veli toplantı kayıtları, durum takibatınınyapılması,
• Öğrencilerin değerlendirilmesine yönelik, sınavların hazırlanması, akademik ve sosyal gelişim süreçlerinin izlenmesi, takip edilmesi, başarılarınınölçülmesi,
• Öğrencinin okul kütüphanesinden yararlanmak istemesi halinde kayıt oluşturulması, okul kütüphanesinde yer alan kitapların kaydı, geç teslim kayıplara ilişkin önlemalmak,
• Burs uygulamasından yararlanan öğrencilerin ders notları, gelişim ve finansal durumlarının değerlendirilmesiamacıyla,
• öğrencilerin yararına yürütülen kulüp ve etkinliklerin, organizasyonların, toplum hizmetlerinin, ulusal ve uluslararası projelerin, gezilerin, sanatsal faaliyetlerin organize edilmesi, kayıt altınaalınması,
• Eğitim öğretim ile ilgili örnek uygulamaları içeren ve kamu ile paylaşılmasında fayda görülen okul içi ve dışı tüm etkinliklereyönelik,sosyalmedyahesaplarında,internetsayfasında,ebültendeveprojeleringerçekleştirildiğikurumlarla paylaşılması, video ve fotoğraf kayıtlarınınkullanılması,
• Okulun anlaşmalı olduğu servis hizmetinin verilmesi ile ilgili gerekli kayıtların oluşturulması, ilgili yerlere bilgilerin aktarılması,
• Sağlıkdosyasınınoluşturulmasıvetakibi,muayenegerçekleştirilebilmesi,aciltıbbimüdahaleler,gerekliolduğutakdirde diğer birimler ilepaylaşılması,
• Şirketimizin kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla.
• Ödemeler ile ilgili olarak bilgilerin kayıt altına alınması ve takipedilmesi,
• E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye ile ilgili yükümlülüklerin yerinegetirilmesi.
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanmasıamacıyla.
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerininkaydedilmesi.
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tümmevzuatlar).
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi.
• Kanunda belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerinegetirilmesi.
•
Kişisel Verilerin Aktarılması:
İşlenen kişisel verilerin zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile yurtiçinde veya yurtdışında,
• Ödemeler ve diğer finansal işlemler ile alakalı olarak anlaşmalıbankalarla,
• Sınav, yarışma, konferans, seminer, sempozyum, anma töreni, ödül töreni, gezi, turnuva, gibi organizasyonların gerçekleştirilebilmesi adına; gerçekleştiren kurum vekuruluşlara,
• Öğrencinin psikolojik ve fizyolojik durumuna tabii olarak gerekli görüldüğü takdirde, okulda veya okul dışında görevli doktor, gıda mühendisi, uzman ilepaylaşmak,
• Okuliçindeveyadışındagerçekleşecekolanetkinliklereokulunsosyalmedyahesaplarında,internetsitesinde,panolarda, e bültende yervermek
• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlıkkuruluşlarıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözümortaklarıyla,
• Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetimfirmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
• Şirketimiz adına veri işleyen (IT desteği veren, trafik/müşteri memnuniyeti ölçümleme, profilleme ve segmentasyon desteği veren, satış ve pazarlama alanında sms, mailing, arşivleme başta olmak üzere kişisel verilerin işlenmesi gereken konularda destek veren)firmalarla,
• Şirketimizin kullandığı bilişim teknolojileri gereği başta AB ülkeleri olmak üzere yurtdışında bulunan sunucular ve bu sunucu desteğini veren firmalar ile bulut bilişim kullanılan durumlarda bulut bilişim hizmetini verenfirmalarla,
• İlgilimevzuathükümlerineistinadenyükümlülüklerimizinyerinegetirilmesiveticarifaaliyetlerimizindenetimiamacıyla ilgili denetim firmalarıyla, bağımsız denetim firmalarıyla, gümrük firmalarıyla, mali müşavir/muhasebe firmalarıyla, hukukbürolarıyla,
• Şirket tarafından kurulan ortak veri tabanının işlerliği açısından ilgilitedarikçilerle,
• Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargofirmalarıyla,
• Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketlerile
• Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıylapaylaşılabilir.
KVKK madde 11 uyarınca İlgili Kişinin Hakları Nelerdir ve Ne Şekilde Kullanılır:
KVKK madde 11 uyarınca, dilediğiniz zaman Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic.A.Ş.‘ye başvurarakkişiselverilerinize ilişkin olarak aşağıdaki hususları talep etme hakkınasahipsiniz:
a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğiniöğrenmek,
b)Kişisel verileriniz işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talepetmek,
c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığınıöğrenmek,
d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileribilmek,
e) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesiniistemek,
f) Kişisel verileriniz yasal düzenlemelere uygun olarak işlenmiş olsa bile bunların işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesiniistemek,
g) Talebinizce düzeltilen ya da silinen/yok edilen kişisel verilerinizle ilgili yapılan düzeltme/silme/yok etme işlemlerinin, eğer aktarılmış ise bunların aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesiniistemek,
h)İşlenenverilerinmünhasıranotomatiksistemlervasıtasıylaanalizedilmesisuretiylekendinizaleyhinebirsonucun ortaya çıkmasına itirazetmek,
i) Kişisel verilerinizin yasaya aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etmek.
• KVKK’nın 11’inci maddesi uyarınca sahip olduğunuz haklarınızı kullanmak için web sitemizdeki başvuru formunu eksiksiz doldurup ıslak imzalı bir nüshasını “Evka-3 Mahallesi 129/26 Sokak No:4-6
35050, Bornova/İzmir” adresinde bulunan Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic.A.Ş.’nin genelmüdürlüğüne şahsen veya posta adresine göndermeniz gerekmektedir.
• Başvurularda,ad,soyadvebaşvuruyazılıiseimza,TürkiyeCumhuriyetivatandaşlarıiçinTCkimliknumarası,yabancılar için uyruğu, pasaport numarası/kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ve talep konusu bulunması zorunludur.
• Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda ; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğinizkonununşahsınızileilgiliolmasıveyabaşkasıadınahareketediyorisenizbukonudaözelolarakyetkiliolmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesigerekmektedir.
• Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic. A.Ş. talebinizi, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic. A.Ş. tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Talebinizin kabul edilmesi halinde gereği yerine getirilir. Ancak başvurunuz, yapılan inceleme ve değerlendirme sonucu reddedilirse, ret gerekçesi ile birlikte tarafınıza yazılı yahut elektronik ortamda bildirilir. Veri sorumlusuna başvuru ve kurula şikayet haklarınızla ilgili olarak detaylı bilgi KVKK madde 13 ve devamı maddelerinde yeralmaktadır.Ayrıca,kişiselverilerinizileilgilideğişiklikyadagüncellemetaleplerinizideyukarıdabelirtilenşekilde Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic. A.Ş..‘ye iletebilirsiniz.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA ONAY FORMU:
Yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde;
Yukarıdaki bilgilendirme metnini okudum, anladım. Yasadan kaynaklanan haklarımı biliyorum. İşbu aydınlatma metnini ve onay formunu, okuyup, anladığımı ve bu şekilde alınan aşağıdaki beyanımın geçerli olduğunu kabul ediyorum.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak şirketiniz ve şirketiniz adına şubeleriniz, çağrı merkeziniz, bağlı şirketleriniz tarafından ya da internet siteleriniz ile sosyal medya sayfalarınız ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü kanallar aracılığı ile; kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verilerimin; tamamen veya kısmen elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, güncellenmesi, periyodik olarak kontrol edilmesi, yeniden düzenlenmesi, sınıflandırılması,işlendikleriamaçiçingerekliolanyadailgilikanundaöngörülensürekadarmuhafaza edilmesi,kanuniyadahizmetebağlıfiiligerekliliklerhalindeşirketinizinbirlikteçalıştığıyadakanunen yükümlü olduğu kamu kurum ve kuruluşlarıyla ve/veya Türkiye’de veya yurt dışında mukim olan 3. kişi hizmet sağlayıcı, tedarikçi firmalar, sigorta şirketleri ile şirketiniz ve/veya bağlı şirketleriniz, şirketinizin danışman avukatları ile paylaşılması, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde yurtdışına aktarılması ya da kullanılmasının engellenmesi de dâhil olmak üzere işlenmesine, konu hakkında tereddüde yer vermeyecek şekilde bilgi sahibi olarak, aydınlatılmış açık rızam ile onay veriyorum. Velisi bulunduğum öğrenciye ait kullanıcı adı, şifre, görüntü ve ses bilgilerini sistemin yurtdışı kaynaklı olması ve Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic.A.Ş’nin sistem üzerinde yetkisi bulunmaması halinde yurtdışına aktarım gerçekleştirilmesine açık rızam vardır. Kişisel verilerimin yukarıda açıklandığı şekilde yasal çerçevede kaydedilmesi, işlenmesi, aktarılması, kullanılması vepaylaşılmasına açık rıza gösteriyorum. Kişisel verilerimin işlenmesi ile ilgili olarak her zaman veri sorumlusu olan Özel İzmir Matfen Eğitim Hizmetleri Tic. A.Ş.’ den bilgi alma, verilerin işlenme amacına uygun olarak işlenip işlenmediğini öğrenme, eksik/yanlış işlenme durumunda düzeltme talep etme, verileri güncelleme, verilerin tamamen ya da kısmen silinmesini talep etme ve vermiş olduğum onayı tamamen veya kısmen geri alma hakkımın olduğunu bildiğimi kabul ve beyan ederim.
Okudum, anladım,
Onay Veriyorum Onay Vermiyorum
Velisinin/1.Derece Yakınının
Adı Soyadı:……………………………………………
T.C.Kimlik No:……………………………………………
İmza:……………………………………………
